Бизнес со скоростью мысли

АНАЛИЗ ПЕРСПЕКТИВ

Процесс принятия решения можно разбить на следующие этапы: сбор информации, ее структурирование, анализ, выработка и сравнение альтернатив, выбор лучшей из них. Очевидно, что ключевую роль в процессе формулировки вердикта играет управленческая информация.
Если она недостоверна, некачественна или плохо структурирована, то и риски принятия неверного решения велики. Вопрос скорости подготовки информации в современном динамичном бизнесе также крайне важен. Зачастую это вопрос приобретения или утраты конкурентного преимущества. Цитируя Билла Гейтса: «Современный бизнес – бизнес со скоростью мысли».

Исходя из этого, мы видим, что насущная потребность современного руководителя – получение актуальной, достоверной, структурированной управленческой информации. Усилия бизнесменов направлены на создание и поддержание технологий и систем (информационных, организационных), задача которых − выработать и предоставить им качественную информацию для принятия решений, а также обеспечить их четкое исполнение. При этом набор методов и инструментарий для выполнения этой задачи по-прежнему скуден. Организационные решения, базирующиеся на людях, ненадежны. Доступные IT-решения либо не заточены под предпринимателя, либо слишком дороги и сложны в освоении и внедрении. Кроме того, они редко бывают комплексными.

Информационная система SCIM, используемая для принятия и реализации ключевых управленческих решений, выполняет все описанные выше задачи: сбор информации, ее структурирование, предоставление оперативными и удобными способами в оптимальном для анализа виде. Создание SCIM началось в 2008 году. На тот момент ГК «ВИАЛЬДИ» в основном занималась реализацией финансовых проектов, и разразившийся в то время мировой финансовый кризис сильно ударил по бизнесу. Основной стратегической идеей принятого антикризисного плана стало свертывание всех убыточных и неперспективных проектов. Было решено сфокусировать основные ресурсы на прибыльных на тот момент времени проектах, а также на тех проектах, по которым ожидалось получение значительной финансовой отдачи в течение ближайшего года.

Решить эту задачу можно было, только получив информацию о финансовых показателях в разрезе отдельных направлений деятельности, клиентов и проектов. Родилась идея создать структурированный финансовый план компании, в качестве площадки для ее реализации была выбрана программа MS Excel. Для поставки в систему информации о распределении затрат были осуществлены необходимые организационные изменения и внедрены соответствующие технологии. В первую очередь были организованы журналы работ, которые предусматривают фиксацию в заданном формате всех этапов трудовой деятельности сотрудников с указанием затраченного времени и целевого проекта. Сегодня записи трудовой активности формируют в SCIM существенную долю управленческой аналитики в разных управленческих зонах, начиная от первоначальной задачи – получение оперативной информации о финансовых показателях и их структуре – и заканчивая задачами, связанными с мотивацией персонала, контролем и увеличением продуктивности его работы.

Уже через три месяца сбора информации в заданной финансовой структуре стали ясны многие вещи. Так, одно из основных направлений деятельности компании на тот момент – классическое доверительное управление финансовыми активами – оказалось очень ресурсоемким при достаточно посредственной финансовой отдаче. Благодаря SCIM стало легко определить точку безубыточности проектов этого направления – ту сумму в доверительном управлении от одного клиента, при которой компания выходит в ноль по чистому финансовому результату. Соответственно, стало понятно, с кем стоит продолжать работу, а кто в сложившихся условиях тянет компанию на дно.

ПРОЗРАЧНАЯ «МАТРИЦА»

С 2008 года управленческая система компании получила очень серьезное развитие как в части решаемых управленческих задач, так и в части используемых технологий. Сегодня SCIM действует в области финансового управления (бюджетирование, управление ликвидностью, контроль над финансовыми потоками), управления и мотивации HR, стратегического и операционного управления бизнесом по целям (MBO), проектного управления, управления рисками бизнеса, в первую очередь рисками Compliance. Также SCIM способствует повышению эффективности работы коллегиальных органов управления, улучшению коммуникации персонала и т. д. С точки зрения используемых технологий SCIM это мощная база данных MySQL для хранения и обработки информации. Пользовательские рабочие места реализованы веб-браузерными интерфейсами. Работа с системой доступна как локально в офисе, так и удаленно в любом месте, где есть доступ в Интернет. Работать в системе можно со стационарных компьютеров, ноутбуков, планшетных и других мобильных устройств, включая смартфоны. Сегодня идет тестирование и внедрение облачных технологий и технологий виртуализации. Помимо качественной подготовки решений, SCIM приносит в бизнес и другие преимущества. Так, система формирует единые для всего персонала принципы, стандарты и процедуры работы и следит за тем, чтобы они неукоснительно соблюдались. Адаптация новых сотрудников происходит быстро, с минимальными усилиями со стороны менеджмента и службы HR. Отбор персонала также происходит почти автоматически. Не соответствующие требованиям бизнеса по профессиональным или личностным характеристикам сотрудники, даже если и пройдут многоуровневую систему первичного отбора, затем быстро выбывают – либо по собственному желанию в период испытательного срока, либо по решению аттестационной комиссии. У нас невозможно бездельничать – в SCIM каждый как на ладони.

Для владельца компании SCIM – это панель управления его бизнесом. Помните сцену из фильма «Матрица», где оператор системы, глядя на экран со столбиками цифр, видит сногсшибательную блондинку в красном платье? Также и руководитель, взглянув на главный экран SCIM, видит, что в текущий момент происходит в бизнесе. Можно обнаружить ранние симптомы заболеваний и сразу же найти эффективные лекарства для пресечения болезни.

И наконец, SCIM формирует современный, динамичный, эффективный способ ведения бизнеса. Здесь свобода выбора времени и места работы для сотрудников органично сочетается с исполнительской дисциплиной и персональной ответственностью. Система мотивирует каждого на развитие, заставляет прыгать выше своей головы. Скорость и количество принимаемых решений увеличиваются в несколько раз, при этом их качество не страдает благодаря высочайшей организации управленческой информации.

ДЕНЬ ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА

Работу со SCIM легче всего проиллюстрировать описанием типичного рабочего дня автора статьи: «Утро понедельника. Настроение бодрое, настрой на интеллектуальную и творческую работу. Такой работой предпочитаю заниматься дома, а не в офисе, где слишком много отвлекающих факторов. Открываю SCIM. Во встречах мигает алерт (системное уведомление) – есть запланированная на сегодня встреча. Смотрю детали – ничего срочного, можно перенести. Завтра проектный комитет (ПК), открываю в SCIM его повестку. Плановое время окончания – 15:00. Возвращаюсь в предыдущий раздел и в комментарии прошу перенести встречу на завтра на 16:00. Остается проверить Compliance. Алертов нет, значит, сегодня ничего не будет.

Формируя список дел, я в первую очередь смотрю в SCIM свои задачи. Например, есть одна со сроком исполнения в текущий день и одна просроченная. Система извещает об этом сигналами алерт. Закрываю их, заношу в TODOLIST. Попутно замечаю алерты в задачах, поставленных мной, – есть просроченные. Устанавливаю на эти задачи «запрос статуса». Исполнителям пошло уведомление по e-mail о моем запросе – они должны отчитаться о ходе выполнения работ сегодня.

В повестке завтрашнего ПК есть один вопрос, по которому я выступаю докладчиком. Я подтвердил накануне в SCIM свой доклад по этому вопросу, это означает, что мой вопрос получил статус «на рассмотрении». О чем и сигнализирует соответствующий алерт. Вопрос обсуждения типовой – отчет о достижении цели КП (карточки проекта).

Стратегические цели компании декомпозируются на проекты, для каждого из которых формируется КП (KPI) – карточка, содержащая цели проекта, критерии, сроки выполнения, бонус и другие характеристики. Эти карточки формируют в SCIM кураторы проектов как плановые и утверждают на ПК, после чего им присваивается статус «активные», и включается система отслеживания хода реализации целей. Уведомления о наступлении плановых сроков получают как менеджеры проектов, так и члены ПК. Для менеджеров это сигнал, что необходимо представить на ПК оценку достижения цели. Сверяясь с необходимой информацией в SCIM, готовлю материалы для защиты достижения цели.

Теперь нужно отработать исполнение решения, принятого на одном из заседаний ПК, ответственным исполнителем по которому назначен я. Все решения, которые принимаются ПК, фиксируются в SCIM с назначенными сроками и исполнителями. Получив уведомления о появлении в их адрес решений ПК, сотрудники принимают их в SCIM. В случае просрочки система выдает исполнителю соответствующий алерт. На каждом заседании ПК первый рассматриваемый вопрос – отчет об исполнении решений предыдущих ПК. В данном случае 15 минут – и задача выполнена.

По e-mail приходит уведомление о регистрации в SCIM новых событий в проектах. Смотрю на главную страницу SCIM – там мигает алерт NEW:2 (два новых события) в разделе «журнал событий» модуля «управление проектами» SCIM. Первое событие – ничего важного. Второе интереснее. Достигнута договоренность о встрече с пайщиками одного из наших фондов на завтра. Связываюсь с менеджером, выясняю подробности, даю инструкции.

Новое уведомление по e-mail – в SCIM поступили две платежные заявки на акцептование. Мне, как генеральному директору, на визирование приходят только заявки на значительные суммы денег. Уровень этого показателя назначается в установках SCIM. Если сумма меньше заданного значения, для оплаты достаточно визы менеджера и/или куратора проекта.

Обе заявки вызывают вопросы. Первый платеж нетиповой. Проверяю характеристики заявки – состав сотрудников, одобривших заявку, внушает доверие. Акцептую эту заявку. Теперь она включена в платежную позицию и стала видимой для операциониста. Вторая заявка – размещение средств на банковский депозит. Смотрю в SCIM текущую структуру размещения средств компаний группы по банкам. Она слегка перекошена, как раз в сторону предлагаемого в заявке банка. Заявку неакцептую, в комментарии прошу рассмотреть другие банки.

Снова уведомление по e-mail. Захожу в модуль задач SCIM. Финдиректор просит предоставить план поступления выручки по одной из наших управляющих компаний в первом полугодии. Всей информацией владеет мой помощник по этому проекту. Нажимаю на кнопку «делегировать задачу». Срок исполнения – до завтра.

Возвращаюсь к перенесенной на завтра встрече. Открываю ее детали в SCIM. Инициатор – наш сисадмин. Тема – «согласование бюджета функционала IT на первое полугодие текущего года». Открываю бюджет в SCIM, затем смотрю, что у нас было в предыдущих периодах. Открываю пару новых окон с модулем «финплан». В первом выбираю проект «поддержка IT» за период первого полугодия 2013 года, во втором – за период второго полугодия. Сравниваю фактические затраты на IT в этих периодах с запланированными на текущее полугодие – разница большая. В чем же дело? Есть превышение по ФОТ сотрудников приблизительно на 40 %. Это объяснимо – в конце года взяли «эникейщика» в помощь сисадмину, плюс по результатам недавней аттестации повысили ему зарплату.

Перехожу к затратам, несвязанным с оплатой труда. Именно затраты этого блока вызывали такой рост запланированных расходов по сравнению с фактом предыдущих периодов. Основное значительное изменение по статье «оборудование и оргтехника». Углубляюсь в детали: нужны два дорогостоящих сервера. В прошлом году был реализован проект по внедрению в компании технологий виртуализации, поэтому нужны дополнительные вычислительные мощности. Завтра на встрече обсудим этот вопрос с сисадмином».

Вопросы стратегического и операционного управления бизнесом, финансового управления и контроля, управления HR, управления рисками наряду с задачами улучшения эффективности взаимодействия и коммуникаций персонала – это универсальные управленческие задачи топ-менеджеров и акционеров независимо от специфики бизнеса, которым они управляют или владеют. Решения SCIM в подавляющей своей массе – это универсальные решения, которые возможно эффективно применять в большинстве компаний.